คู่มือการพิมพ์หนังสือราชการ
“แนวทางการพิมพ์หนังสือราชการอย่างถูกต้องและเป็นทางการ”
การพิมพ์หนังสือราชการในประเทศไทยมีรูปแบบที่เป็นมาตรฐานและมีกฎเกณฑ์ที่ต้องปฏิบัติตาม เพื่อให้หนังสือราชการนั้นเป็นไปตามระเบียบและมาตรฐานที่ถูกต้อง ซึ่งสามารถสรุปขั้นตอนและแนวทางได้ดังนี้:
1. รูปแบบของหนังสือราชการ
หนังสือราชการจะมีหลายประเภท แต่หลัก ๆ จะแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
- หนังสือภายนอก: ใช้ติดต่อกับหน่วยงานหรือบุคคลภายนอกองค์กร
- หนังสือภายใน: ใช้ติดต่อภายในองค์กรเดียวกัน
2. องค์ประกอบของหนังสือราชการ
- หัวหนังสือ (ตราสัญลักษณ์หรือชื่อหน่วยงาน): มักอยู่ที่ส่วนบนของหน้ากระดาษ
- เลขที่หนังสือ: อยู่ด้านซ้ายมือ โดยมีเลขรหัสของหนังสือเพื่อระบุการจัดเก็บ
- วันที่: ระบุวันที่พิมพ์หนังสือ มักอยู่ด้านขวามือ
- เรื่อง: เป็นการระบุหัวข้อสั้น ๆ ที่เกี่ยวกับเนื้อหา
- เรียน: เป็นการระบุชื่อหรือหน่วยงานที่ต้องการส่งหนังสือถึง
- เนื้อความ: แบ่งออกเป็น 3 ส่วนหลัก
- เกริ่นนำ: บอกวัตถุประสงค์ของหนังสือ
- สาระสำคัญ: เนื้อหาหลักของหนังสือ
- ส่วนสรุป: ระบุการกระทำหรือข้อเสนอแนะ
- คำลงท้าย: เช่น “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “ขอแสดงความนับถืออย่างสูง”
- ชื่อและตำแหน่ง: ของผู้ลงนาม
- สำเนาส่งถึง (ถ้ามี): ระบุว่ามีการส่งสำเนาหนังสือนี้ไปยังหน่วยงานหรือบุคคลใดบ้าง
3. การจัดหน้ากระดาษ
- กระดาษที่ใช้ในการพิมพ์หนังสือราชการควรมีขนาด A4 (210 x 297 มม.)
- การตั้งขอบหน้ากระดาษ:
- ขอบบน: 2.5 ซม.
- ขอบล่าง: 2.5 ซม.
- ขอบซ้าย: 3 ซม. (เพื่อการเย็บเอกสาร)
- ขอบขวา: 2 ซม.
4. รูปแบบตัวอักษรและการจัดย่อหน้า
- ใช้ฟอนต์มาตรฐาน เช่น TH SarabunPSK ขนาด 16 พอยต์
- จัดย่อหน้าด้วยการเว้นระยะห่างประมาณ 1 นิ้ว (2.54 ซม.) หรือใช้การจัดย่อหน้าอัตโนมัติที่โปรแกรมการพิมพ์ให้มา
- ระยะห่างระหว่างบรรทัดควรใช้แบบ 1.5 บรรทัด
5. คำราชาศัพท์และคำสุภาพ
- ในการเขียนหนังสือราชการ ควรใช้ภาษาเป็นทางการ สั้น กระชับ และใช้คำราชาศัพท์หรือลักษณะคำพูดที่สุภาพเหมาะสมตามระดับของผู้รับ
6. การตรวจทานและลงนาม
- ก่อนส่งหนังสือ ควรมีการตรวจทานเนื้อหาและรายละเอียดอย่างละเอียด เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกต้องครบถ้วน
- หนังสือราชการที่สำคัญจะต้องมีลายเซ็นของผู้มีอำนาจตามลำดับขั้น
การปฏิบัติตามคู่มือการพิมพ์หนังสือราชการนี้จะช่วยให้เอกสารราชการมีความน่าเชื่อถือ ถูกต้องตามระเบียบ และเข้าใจง่ายในการสื่อสาร
“หลักการพิมพ์หนังสือราชการที่ถูกต้อง : แนวปฏิบัติและขั้นตอนสำคัญ”
การพิมพ์หนังสือราชการเป็นเรื่องสำคัญในระบบราชการไทย ซึ่งต้องมีการจัดรูปแบบและภาษาที่ถูกต้องตามแนวทางที่กำหนดไว้ เพื่อให้เกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อยและเข้าใจง่าย มาดูกันว่าแนวทางในการพิมพ์หนังสือราชการมีอะไรบ้าง:
1. การใช้ภาษา
- ใช้ภาษาที่สุภาพและเป็นทางการ
- หลีกเลี่ยงการใช้คำย่อที่ไม่เป็นที่รู้จักทั่วไป เว้นแต่จะเป็นคำย่อที่มีการกำหนดไว้ชัดเจนในทางราชการ
- ใช้คำที่ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์และสะกดตามพจนานุกรม
2. ส่วนประกอบของหนังสือราชการ
- ตราสัญลักษณ์ราชการ: เช่น รูปตราครุฑหรือสัญลักษณ์อื่น ๆ ที่หน่วยงานใช้อย่างเป็นทางการ
- เลขที่หนังสือ: ตัวอย่างเช่น “นร. 0101/2564” โดยตัวเลขแสดงถึงหมายเลขและปี พ.ศ. ของหนังสือ
- วันที่: ระบุวันที่ที่ออกหนังสือ โดยใช้รูปแบบ “วันที่ 1 มกราคม พ.ศ. 2564”
- เรื่อง: สรุปเนื้อหาสั้น ๆ ที่ต้องการแจ้ง
- เรียน: ระบุชื่อผู้รับหรือหน่วยงานที่หนังสือนี้ส่งถึง
- ข้อความ: เนื้อหาของหนังสือควรประกอบด้วย
- เกริ่นนำ: กล่าวถึงที่มาของเรื่อง
- เนื้อหา: อธิบายข้อมูลหรือข้อเสนอที่ต้องการสื่อสาร
- ข้อสรุป/คำขอ/คำแนะนำ: ปิดท้ายด้วยข้อเสนอแนะ หรือสิ่งที่ต้องการจากผู้รับ
- ลงชื่อผู้รับผิดชอบ: ระบุชื่อและตำแหน่งของผู้ที่ออกหนังสือ
3. การจัดหน้า
- กระดาษ: ใช้ขนาด A4 (21.0 x 29.7 ซม.)
- ขอบกระดาษ:
- ขอบซ้าย 3 ซม. (1.2 นิ้ว)
- ขอบขวา 2 ซม. (0.8 นิ้ว)
- ขอบบน 2.5 ซม. (1 นิ้ว)
- ขอบล่าง 2 ซม. (0.8 นิ้ว)
- การเว้นบรรทัด: ปกติจะใช้การเว้นบรรทัดแบบเดียว ไม่ต้องเว้นบรรทัดซ้ำบ่อย ๆ
- ฟอนต์และขนาดอักษร: นิยมใช้ฟอนต์ “TH SarabunPSK” ขนาดอักษร 16 จุด
4. รูปแบบการส่งหนังสือ
- หนังสือภายนอก: ส่งถึงหน่วยงานอื่นภายนอกองค์กร
- หนังสือภายใน: ใช้สื่อสารภายในหน่วยงานเดียวกัน
- หนังสือสั่งการ: เช่น คำสั่ง ประกาศ ข้อบังคับ เป็นต้น
- หนังสือประชาสัมพันธ์: แจ้งให้ทราบหรือเผยแพร่ข่าวสาร
5. ตัวอย่างรูปแบบการพิมพ์
(ครุฑ)
เลขที่ นร. 0101/2564
สำนักปลัดกระทรวง
วันที่ 1 มกราคม พ.ศ. 2564
เรื่อง การแต่งตั้งเจ้าหน้าที่
เรียน นายสมชาย สมบูรณ์
ตามที่กระทรวงได้พิจารณาเรื่อง...
ขอแสดงความนับถือ
(ลงชื่อ)
นายสมหมาย ยิ่งเจริญ
ปลัดกระทรวง6. การจัดเก็บเอกสาร
- จัดให้เป็นระบบเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา เช่น จัดเรียงตามลำดับหมายเลขหรือวันเดือนปี
แนวทางการพิมพ์หนังสือราชการเหล่านี้เป็นมาตรฐานที่ช่วยให้การสื่อสารภายในระบบราชการมีความเป็นระเบียบ
ตัวอย่างไฟล์เอกสาร
